1. Politikanın Yürürlüğü

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politika’sı (Politika), [●] tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da yapılabilecek her türlü değişiklik usulleri, işbu Politika’nın Değişiklikler başlıklı 18. maddesinde düzenlenmiştir.

2. Giriş

Çak Tekstil, kişisel verilerin toplanması ve kullanılmasında, kendisine tatbik edilen kanuna uygun davranmayı taahhüt eder. Çak Tekstil, uygulanan gizlilik politikası/bildirimi veya rıza formuna uygun olarak meşru ticari amaçları gerçekleştirmek üzere ilgili ve makulen gerekli olan kişisel verilerin toplanmasını ve kullanılmasını sınırlandırmaya teşvik eder.

Bu Politika’da, ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin saklanması ve imhası kapsamında aşağıdaki temel ilkelere uyulur:

• Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
• Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
• Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
• Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
• Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
• Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
• Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve Kurul düzenlemelerine uygun davranma,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme.

3. Kişisel veri saklama ve imha politikasının hazırlanma amacı ve kapsamı

3.1. Amaç

Bu Politika, Çak Tekstil tarafından işlenen kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile kişisel verileri silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemlerine dayanak yapılması amacıyla hazırlanmıştır. Politika’da, hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalar yer almaktadır. Bu kapsamda Politika; çalışanlar, yetkililer, müşteriler, sağlayıcılar ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Çak Tekstil tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığın sağlanması; işlenmiş olan kişisel verilerin, saklanması için geçerli sebeplerin varlığının kontrol edilmesi ve saklanması için geçerli sebep ortadan kalkmış olan kişisel verilerin imha edilmesine dair bilgiler içermektedir.

3.2. Kapsam

Bu Politika, Çak Tekstil çalışanlarının, müşterilerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu politikanın uygulama kapsamı politikanın tamamı olabileceği gibi; yalnızca bir kısım hükümleri de (Örneğin, yalnızca çalışanlar gibi) olabilecektir.

4. İlkeler

Çak Tekstil kişisel verilerin saklanması ve imhası sürecinde aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket eder:

a. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politika’nın 9. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politika’ya uygun hareket eder.

b. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Çak Tekstil tarafından kayıt altına alınır.

c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Çak Tekstil tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Çak Tekstil tarafından seçilir. İlgili Kişi’nin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesi açıklanır. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Çak Tekstil’e başvurulması halinde;

• İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılır ve ilgili kişiye bilgi verilir,
• Talebe konu kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

5. Terimler/Tanımlar

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Aydınlatma Yükümlülüğü: Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişinin, ilgili kişilere yönelik olarak yaptığı bilgilendirmeyi ifade eder. Bu kapsamda veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi aşağıdaki hususlarda ilgili kişiyi bilgilendirir:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılacağı,
• Kanun’un 11. maddesinde belirtilen ilgili kişinin hakları konusunda ilgili kişiye bilgi vermek,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun/KVKK: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt Sistemi: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan her türlü sistem.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicili: Kanun’a göre veri sorumlusu olanların kaydolmak zorunda oldukları Kişisel Verilerin Korunması Kurumu Başkanlığı tarafından kamuya açık olarak tutulması öngörülen zorunlu bir kayıt sistemidir.

Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

6. Politika ile Düzenlenen Kayıt Ortamları

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Çak Tekstil tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanır:

• Elektronik ortamlar
  • NVR Kamera Kayıt Sistemi
  • DVR Kamera Kayıt Sistemi
  • IP Kamera Kayıt Sistemi
  • IP Telefon Kayıt Santrali
  • Exchange Server
  • Fringer Print Software
  • Personel Devam Kontrol Sistemi
  • ERP Server
  • Local Stroage Server
  • Host Europe GMBH
  • Bulut Hizmet Sağlayıcılar
  • DC DHCP
  • DC
  • DC 2
• Fiziki Ortamlar
  • Personel Daire Başkanlığı Kilitli Kasa Dolapları
  • İş Yeri Sağlık Hekimi Kilitli Kasa Dolapları
  • Güvenlik Birimleri Kilitli Dolap/Çekmeceler
  • Mağazalarda Bulunan Kilitli Dolaplar
  • Muhaberat Defteri
  • Muhasebe Departmanı Dolapları
  • Arşiv (Yalnızca Parmak İzi ile Erişim Mümkün)
  • Server Odası (Yalnızca Parmak İzi ile Erişim Mümkün)

7. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

Kişisel Veri Türü	Açıklaması
Kimlik Bilgisi	Bu Politika ile yönetilen tüm kişi gruplarında yer alan veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veriler: ad-soyad, T.C. kimlik numarası, anne adı-baba adı uyruk bilgisi, , doğum yeri/tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler
İletişim Bilgisi	Bu Politika ile yönetilen tüm kişi gruplarında yer alan veri sahiplerinin; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler
Finansal Bilgi	Bu Politika ile yönetilen tüm kişi gruplarında yer alan veri sahiplerinin; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile kredi kartı bilgisi banka hesap numarası, IBAN numarası gibi veriler
Özel Nitelikli Kişisel Verileri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
Müşteri Bilgisi	Bu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; ticari ve hizmet faaliyetleri ve bu çerçevede iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler.
Kamera Kayıt/Fiziksel Mekân Giriş Bilgileri	Bu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Çak Tekstil şirket merkezi, fabrikaları ve mağazalarında alınmakta olan fiziksel mekâna giriş ve mekânda kalış sırasındaki görüntü verileri.
Çalışan Özlük Bilgileri	Bu Politika ile yönetilen çalışan kişi gruplarında yer alan veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; pozisyonları, maaşları gibi özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik her türlü kişisel veri
Çalışan Adayı Bilgileri	Bu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Çak Tekstil bünyesinde bordrolu çalışan olmak adına başvuruda bulunmuş veya insan kaynakları departmanı tarafından çalışan adayı olarak değerlendirilen her türlü ilgili kişiye dair kişisel veri.
Bilgi İşlem Alt Yapısı Bilgileri	Bu Politika ile yönetilen çalışan ve müşteri kişi gruplarında yer alan veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Çak Tekstil kapsamında yürütülmekte olan her türlü; ticari, pazarlama, iş ilişkisine dair bilgi işlem altyapılarında kaydolan kişisel veriler.
Talep Şikâyet Yönetimi Bilgisi	Bu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çeşitli kanallar aracılığı ile (e-posta, telefon, sosyal medya) Çak Tekstil’e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
Pazarlama Bilgisi	Bu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Çak Tekstil ürünlerinin müşterinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen müşteriye ait kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler.

8. Politika ile Yönetilen Kişi Grupları

Çak Tekstil bünyesinde iş ilişkisi ile çalışan gerçek kişilerin verileri Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.1. Beyaz Yaka Çalışanlar

Çak Tekstil bünyesinde iş ilişkisi ile çalışan gerçek kişilerin verileri Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.2. Mavi Yaka Çalışanlar

Çak Tekstil bünyesinde iş ilişkisi ile çalışan gerçek kişilerin verileri Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.3. Çalışan Adayları/İşe Başvuranlar

Çak Tekstil’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Çak Tekstil’in incelemesine açmış olan gerçek kişilerin verileri Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.4. Çak Tekstil Şirket Yetkilileri/Temsilcileri

Çak Tekstil’in şirket yetkilisi ve temsilcilerinin kişisel verileri Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.5. Çak Tekstil Hissedarları

Çak Tekstil hissedarlarının kişisel verileri Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.6. Çak Tekstil Mağaza Müşterileri, E-Ticaret Müşterileri ve Diğer Tüketiciler

Çak Tekstil mağazalarından perakende satış işlemi gerçekleştirilen müşterilerin, Çak Tekstil e-ticaret web sitesi ziyaretçilerinin ve Çak Tekstil ile bir tüketici olarak muhatap olan her türlü gerçek kişilerin kişisel verileri, Çak Tekstil tarafından işbu Politika’da belirtilen şartlar dâhilinde işlenebilir.

8.7. İş Ortakları/Sağlayıcılar

Çak Tekstil’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlar, (tedarikçi, iş ortağı, bayiler gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) bunların çalışanları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişilerin verileri işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.8. Potansiyel Müşteriler

Çak Tekstil’in ticari anlamda veya tüketici sıfatıyla potansiyel müşterisi olan her türlü gerçek kişinin kişisel verileri, işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

8.9. Ziyaretçiler

Çak Tekstil’in mağaza veya şirket merkezine ziyaretçi sıfatıyla gelen gerçek kişilerin kişisel verileri işbu Politika’da belirtilen şartlar dahilinde işlenebilir.

9. Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Hukuki, Teknik ya da Diğer Sebeplere İlişkin Açıklama

Çak Tekstil, hizmet ve ürünü sunmak, müşteri hizmetleri sağlamak, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlamak, müşteri ilişkilerini geliştirmek, e-posta, telefon veya posta yoluyla özel teklifler veya promosyonlar sunmak ve ürün ve hizmetlerimizin pazarlamasını yapmak, geçerli yasal süreçlere uymak ve yasal haklarımızı takip etmek; işe alım süreçlerini yönetmek; personel ile Çak Tekstil arasındaki iş akdi kapsamında Çak Tekstil’in yükümlülüklerini yerine getirmek gibi sebeplerle kişisel verileri işler ve saklar.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Çak Tekstil tarafından re ’sen veya talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Veri Sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
• Veri Sorumlusu’nun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

10. Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması ile Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi ve Erişilmesinin Önlenmesi için Alınmış Teknik ve İdari Tedbirler

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi amacıyla Kanun’un 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde ve teknolojik imkânlar dâhilinde Çak Tekstil tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır.

Bu kapsamda Çak Tekstil, aşağıdaki idari tedbirleri alır:

• Saklanan kişisel verilere erişimi gerekli çalışan ile sınırlandırır.
• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli çalışan istihdam eder ve çalışanına kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir. Çalışanlar, kişisel veri güvenliğini zedeleyecek saldırılar ile siber güvenliğe, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmamasına ilişkin eğitilirler ve kendilerine yönelik farkındalık çalışmaları yapılır.
• Çalışanların kişisel veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumlulukları, görev tanımlarında belirlenir ve çalışanların bu konudaki rol ve sorumluluğunun farkında olması sağlanır.
• Çalışanlarıyla kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gizlilik taahhütnameleri imzalar.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğini de içeren sözleşmeler imzalar.
• Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
• Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlar.
• Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.) hazırlar.
• Periyodik ve/veya rasgele veri güvenliği kapsamında denetimler yaptırır.

Bu kapsamda Çak Tekstil aşağıdaki teknik tedbirleri alır;

• Teknolojideki gelişmelere uygun olarak teknik önlemleri alır, alınan önlemler periyodik olarak yenilenir, güncellenir.
• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
• Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
• Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
• Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
• Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını, gerektiğinde sınırlandırılmasını ve yetkilerin gözden geçirilmesini sağlar.
• Kişisel verilerin saklandığı ortamlardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramaları yaptırarak açıkların kapatılmasını sağlar.
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.

11. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İmha Edilmesi İçin Alınmış Teknik ve İdari Tedbirler

Çak Tekstil tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde Çak Tekstil tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

11. 1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel veriler çeşitli kayıt ortamlarında saklanabildiklerinden kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinirler. 11.1.1. maddede, bu silme tekniklerinden bahsedilmiştir.

11. 1. 1. Kişisel Verilerin Silinme Teknikleri

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi: Merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir. Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır

Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.

11. 2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Çak Tekstil, imkanlar el verdiği ölçüde kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. 11.2.1. maddede, bu yok etme tekniklerinden bahsedilmiştir.

11. 2. 1. Kişisel Verilerin Yok Edilme Teknikleri

De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntemle yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış olabilecektir.

Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.

Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir 11 Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Çak Tekstil; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

11. 3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için Çak Tekstil, kişisel verileri, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirir. 11.3.1. maddede, bu anonim hale getirme tekniklerinden bahsedilmiştir.

11.3.1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Teknikleri

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.

Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir şirkette tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale getirilebilecektir.

Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, şirketin futbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 65 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde ‘Yaş:65’ yerine ‘Bilinmiyor’ yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.

Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.

Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin; çalışanların yaşlarının tek tek göstermeksizin X yaşında Z kadar çalışan bulunduğunun ortaya konulması.

Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.

Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri: Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.

Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.

Mikro Birleştirme: Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır. Örneğin, maaş bilgisi için; 10.000 TL altı ve üstü iki grup yapılır ise, 10.000 ve daha az maaş alan kişilerin maaşlarının toplamı kişi sayısına bölünür ve 10.000TL altında maaş alan herkesin maaş kümesine elde edilen bu değer yazılır.

Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.

Açıklama[TE1]: Tüm bu süreçlerin kontrol edilip, Çak Tekstil tarafından uygulanmayan yöntemlerin politikadan çıkartılması gerekmektedir.

12. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Çak Tekstil, Özel Nitelikli Kişisel Verileri ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlemez.

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

13. Üçüncü Taraflara Veri Aktarımı/Aktarılan Taraf Kategorileri

13.1. Veri Aktarımı

Çak Tekstil, kişisel verileri Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sayılan şartlar ve amaçlar çerçevesinde, aktarılabilecektir. Çak Tekstil, benimsediği kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri aşağıda belirtilen üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Çak Tekstil gerekli gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; İlgili Kişi’nin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

• Kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından aktarılabilir.

13.2. Aktarılan Taraf Kategorileri

Çak Tekstil; Kanun’un 8. ve 9. Maddeleri uyarınca, ilgili kişilerin kişisel verilerini, aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:

Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Kişiler	Tanım	Amaç
Tedarikçi	Çak Tekstil’in faaliyetlerini yürütürken, bir Sözleşme kapsamında Çak Tekstil’e hizmet sunan üçüncü kişileri ifade eder.	Çak Tekstil’in ticari faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli hizmetleri sağlayabilmek amacıyla aktarılmaktadır.
Grup Şirketler	Çak Tekstil Grubu’nun içinde bulunan şirketleri ifade eder.	Çak Tekstil’in grup şirketleriyle birlikte bir bütün olarak ticari faaliyetlerini yürütebilmesi amacıyla aktarılmaktadır.
Hissedarlar	Çak Tekstil Grubu’nun içinde bulunan şirketlerin yönetim kurulu üyelerini ve diğer yetkilileri ifade eder.	Çak Tekstil’in, şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Şirket Yetkilisi	Çak Tekstil Grubu’nun içinde bulunan şirketlerin yönetim kurulu üyelerini ve diğer yetkilileri ifade eder.	Çak Tekstil ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları	İlgili mevzuat hükümlerine göre Çak Tekstil’den kişisel veri almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları	Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşu’nun hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Özel Hukuk Kişileri	İlgili mevzuat hükümlerine göre Çak Tekstil’den kişisel veri almaya yetkili özel hukuk kişileri	Yetkili Özel Hukuk Kişi’nin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

14. Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları

Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika’nın Ek-1’nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.

15. Saklama ve imha sürelerini gösteren tablo

Çak Tekstil tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir.

Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

• Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Çak Tekstil nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
• Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Çak Tekstil’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
• Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Çak Tekstil tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan ‘‘Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’’ndan ulaşabilirsiniz. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az [●] yıl süreyle saklanır. Çak Tekstil tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan ‘‘Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’’ndan ulaşabilirsiniz.

16. Periyodik imha süreleri

Çak Tekstil tarafından Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi olarak periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Çak Tekstil, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Çak Tekstil tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan ‘‘Periyodik İmha Süreleri Tablosu’’ndan ulaşabilirsiniz.

17. İlgili kişilerin hakları

İşbu metinde belirtilen bilgilerin edinilmesine ilave olarak aşağıda sayılı haklarınız bulunduğunu hatırlatmak isteriz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verilerinize erişim ve bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin yanlış veya eksik olması halinde bunların düzeltilmesini sağlama,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Verilerinizin düzeltilmesi veya silinmesi talebinizin kişisel verilerinizin açıklandığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,
• İşlenen kişisel verilerin yalnızca otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucunda sizi etkileyen aleyhte kararlara itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme.

Haklarınızı kullanmak için [email protected] e-mail adresinden veya normal posta ile Bağlar Mahallesi Mimar Sinan Caddesi No:3 34209 Bağcılar İstanbul adresinden Çak Tekstil ile iletişime geçebilirsiniz.

18. Değişiklikler

Bu Politika [●] anından itibaren yürürlüğe girer. Politika içerisinde yapılacak değişiklikler ve ne şekilde yürürlüğe konacağı konusunda EK-1’de sıralanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alanlar yetkili kılınmıştır. İşbu Politika her 3 ayda bir gözden geçirilir.

19. Veri Sorumlusuna Başvuru

[email protected] e-mail adresinden veya normal posta ile Bağlar Mahallesi Mimar Sinan Caddesi No:3 34209 Bağcılar İstanbul adresinden Çak Tekstil ile iletişime geçebilirsiniz.

Buna ek olarak Çak Tekstil’e başvuruda bulunmak için: Veri Sorumlusuna Başvuru Kılavuzu

Ekler

Ek-1: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alanların Unvanlarına, Birimlerine ve Görev Tanımlarına ilişkin Tablo

Ek-2: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri Tablosu

Ek-3: Politikada Yapılan Değişiklik ve Güncellemeler

Ek-1: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alanların Unvanlarına, Birimlerine ve Görev Tanımlarına ilişkin Tablo

PERSONEL	GÖREV	SORUMLULUK
Mağazacılık ve İdari İşler Sorumlusu	Mağazacılık Departmanı	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasının Yönetilmesinden Sorumlu
İş Geliştirme ve Strateji Birimi Sorumlusu	İş Geliştirme ve Strateji Departmanı	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasının Uygulanmasından Sorumlu
Bilgi İşlem Teknoloji Birim Sorumlusu	Bilgi İşlem Departmanı	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasının Uygulanmasından Sorumlu
Personel Müdürlüğü Birim Sorumlusu	Personel Müdürlüğü Daire Başkanlığı	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasının Uygulanmasından Sorumlu
Avukat	Çak Tekstil’e Verilmekte Olan Hukuk Danışmanlığı	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasının Yönetilmesinden Sorumlu

Ek-2: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri Tablosu

İLGİLİ SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Şirket merkezi kamera kayıt görüntülerinin alınması	1 ay	Aynı gün
Mağaza kamera kayıt görüntülerinin alınması	1 ay	Aynı gün
Fabrika kamera kayıt görüntülerinin alınması	1 yıl	Aynı gün
Telefon görüşmelerinin kayıt altına alınması	3 Yıl	180 gün
Şirket çalışanların e postalarının kayıt altına alınması	10 yıl	Aynı gün
Kişiye özel çıkartılan ziyaretçi kartı	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 1 yıl	30 gün
Şirkete gelen ziyaretçi kayıt prosedürü	5 yıl	60 gün
Çalışanların parmak izi kayıt prosedürü	İş ilişkisinin sona erdiği tarih	60 gün
Personel devam kontrol sistemi	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 10 yıl	180 gün
Muhaberat süreci	5 Yıl	180 gün
E arşiv ve e fatura süreci	İlgili işlemin yapılmasına müteakip; 10 yıl	60 gün
Fiziki fatura ve sevk irsaliyesi	İlgili işlemin yapılmasına müteakip; 10 yıl	60 gün
Loyalty kart	Müşteriden silme talebi gelmesine müteakip; 1 ay	30 gün
Fiziki loyalty kart	Müşteriden silme talebi gelmesine müteakip; 1 ay	30 gün
Çalışanlara araç tahsis edilmesi	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 10 yıl	180 gün
İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 10 yıl	180 gün
Özlük dosyası	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 10 yıl	180 gün
İşe başvuru	Kişinin başvurusunun sonuçlanmasını müteakip 1 ay	7 gün
Personel Müdürlüğü’nün fiziki olarak tutmakta olduğu form ve dosyalar (Ücretsiz izin talep formu, yıllık ücretli izin talep formu vb. )	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 10 yıl	180 gün
İş yeri sağlık dosyaları	Kişinin şirket ile ilişkisinin sona ermesine müteakip; 10 yıl	180 gün
Bayiler ile akdedilen sözleşme süreci	Cari hesap ilişkisi söz konusu olduğunda süresiz saklanmaktadır	-
E-ticaret sitesi üye olma işlemi	Müşteriden üyelik silme talebinin geldiği tarihe müteakip; 1 ay	30 Gün

Ek-3: Politikada Yapılan Değişiklik ve Güncellemeler

Değiştirilme Tarihi	Değişiklik Kapsamı